نسخة طبق الأصل من لائحة النظام الأساسى .

بيانات أعضاء مجلس الإدارة / الأمناء من حيث ( وظائفهم داخل وخارج المجلس - الرقم القومى - رقم الموبايل ).

الحسابات الختامية للجمعية / المؤسسة عن اخر عام مالى .

بيان بالنشاط الفعلى للجمعية / المؤسسة مدعماً بالارقام وأعداد المستفيدين.

محضر مجلس الإدارة / الأمناء بالموافقة على قبول التبرع او شراء او استيراد الشحنة.

خطاب الإهداء من الجهة المتبرعة.

استيفاء موافقة وزارة الداخلية ( الإدارة العامة للشئون الإدارية ) تنفيذاً لقرار السيد / وزير التجارة الخارجية والصناعة رقم 770 لسنة 2005 فى مادته رقم 26 المنظم لقبول السلع واردة هبات او مساعدات او متنازل عنها بدون قيمة للجمعيات الأهلية والمساجد والكنائس.

نسخة واضحة من بوليصة الشحن او فاتورة الشراء الخاصة بالهبة او الشحنة الواردة وكافة المستندات الجمركية اللأزمة على أن يحدد ( ميناء الشحن - ميناء الوصول ) والجهة الوارد منها الشحنة.

تعهد الجمعية / المؤسسة بسداد الرسوم الجمركية فى حالة عدم الموافقة على الإعفاء الجمركى .

وصف الشحنة وجودتها وكميتها والغرض منها والفئات المستفيدة بالتفصيل.

تقديم نسخة طبق الأصل من رخصة تشغيل المنشأة الطبية التابعة للجمعية معتمدة من وزارة الصحة ( إدارة العلاج الحر ) فى حال كانت الشحنة سيارة إسعاف او معدات طبية .

نسخة طبق الأصل من رخصة تشغيل دار الأيتام او دار الحضانة او دور المسنين او اى دار من دور الرعاية الإجتماعية بصفة عامة ويتم إعتمادها من مديرية التضامن الإجتماعى المختصة فى حالة ورود سيارات ركوب جماعى للجمعية بغرض خدمة المستفيدين من تلك الدور.

على المختص بالجمعيات والمؤسسات الأهلية الراغبة فى الحصول على إعفاء جمركى عن الشحنات العينية الواردة لها بسرعة التوجه الى جمرك الإفراج لفتح البيان الجمركى ، واستيفاء المستندات اللأزمة ، وسداد الضريبة على القيمة المضافة بصفة قطعية قبل الإفراج ، وسداد أمانة نقدية او تقديم الضمانات المقبولة جمركياً كخطاب ضمان لحين صدور قرار الإعفاء الجمركى ، وذلك حال ورود الأصناف الى الموانئ والمنافد الجمركية.